25.03.2024
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Einfacher Dateiaustausch mit Externen

Build 365 ermöglicht einen effizienten und sicheren Austausch durch Funktionen wie Web-Applikation über Browser, direkten Projektzugang, Integration in Microsoft Teams, externe Zugriffsrechte und digitale Signaturen.

Ein Bauunternehmen nutzt SharePoint für den Dateiaustausch. Doch auf der Plattform gibt es eine Vielzahl von Projektseiten, jeder mit seinen eigenen Unterordnern und Dateiablagen. Baupläne, Genehmigungen und Materiallisten sind auf verschiedene Seiten verteilt. Architekten suchen verzweifelt nach den aktuellen Bauplänen, während Bauleiter versuchen, den Überblick über die neuesten Genehmigungen zu behalten. 

Solche unstrukturierten Datenflüsse verlangsamen die zugrundeliegenden Prozesse und vergrößern das Risiko für Datenverlust oder -diebstahl in vielen Unternehmen weltweit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einer dedizierten Lösung wie BUILD 365 klare und effiziente Strukturen für den internen und externen Austausch von Dateien schaffen und die Weichen für eine effiziente Zusammenarbeit legen.

Dateiaustausch mit Externen:
Der Status Quo

Nicht nur intern, sondern auch in der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern wie Dienstleistern, Lieferanten und Kunden müssen regelmäßig Verträge gezeichnet, Pläne abgesegnet und Kalkulationen freigegeben werden, sodass der effektive Austausch von Dateien maßgeblich zur einem erfolgreichen Projekt beiträgt. 

Aktuell gibt es 4 Hauptmethoden für den Dateiaustausch

  • E-Mail-Versand: Eine Methode, die oft zu einer Flut von E-Mails führt und die Übersicht erschwert.
  • Freigabe-Links (z.B. via SharePoint): Externe erhalten Zugriff über Freigabe-Links, was jedoch möglicherweise nicht die gewünschte Sicherheit bietet.
  • Gast-User für Externe: Durch die Vergabe von Gast-Usern erhalten Externe direkten Zugriff, was jedoch nicht immer die optimale Lösung ist.
  • Analoge Methoden: Traditionelle Ansätze wie Postversand oder Druck sind zwar etabliert, jedoch oft zeitaufwendig und ineffizient.

Eine zentrale Plattform für den Austausch von Dateien gewährleistet Effizienz, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Hoheit über wichtige Dokumente wie Pläne, Protokolle, Bescheide. Alle Informationen sind für die beteiligten Personen stets über die Plattform abrufbar und lassen sich problemlos und sicher mit externen Stakeholdern teilen.

6 Stolpersteine für effizienten Datenaustausch

Mit der Digitalisierung werden immer mehr Papierdokumente durch digitale Dateien ersetzt und lassen sich dadurch grundsätzlich leichter und effizienter austauschen, doch der digitale Dateiaustausch birgt unter anderem diese Herausforderungen: 

  1. Alte Gewohnheiten: Der Dateiaustausch per E-Mail ist in vielen Unternehmen so selbstverständlich geworden, dass Probleme wie fehlende Übersicht und Datenverlust nicht adressiert und alternative Lösungen nicht ernsthaft geprüft werden.
  2. Sicherheit: Die wachsende Gefahr durch Cyberangriffe macht die IT-Sicherheit auch beim Dateiaustausch zu einer Priorität und gleichzeitig wirkt sie in manchen Unternehmen als Innovationsbremse, da die Angst vor den schwer abschätzbaren Risiken einer neuen Software die möglichen Vorteile in der Entscheidungsfindung überwiegt.  
  3. Große Datenmengen und Dateien: Sowohl das Datenvolumen als auch die Dateigröße erschweren die Speicherung, die Organisation und den schnellen Zugriff auf unterschiedliche Dateien und vergrößern das Risiko für Ineffizienzen und Datenverlust.
  4. Mangelnde Transparenz: Ohne eine zentrale Lösung wird die Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch eine Versionsgeschichte erheblich erschwert.
  5. Fehlende Kontrolle: Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit dem Verlust der Kontrolle über wichtige Dokumente können Unternehmen davon abhalten, effizientere Methoden zu nutzen.
  6. Zersplitterte Infrastruktur: Fehlt eine zentrale Plattform für den Dateiaustausch verlagert sich der Austausch in SharePoint, Teams, E-Mail und andere Kanäle, sodass Überblick und Steuerungsmöglichkeiten verloren gehen.

Dateiaustausch mit BUILD 365: Effizienz und Sicherheit im Fokus

Vor dem Hintergrund der wachsenden Bedeutung digitaler Dokumente für alle Geschäftsprozesse bietet BUILD 365 folgende Funktionen für einen effizienten und sicheren Dateiaustausch innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern:

  • Web-Applikation über Browser: Ähnlich wie bei Diensten wie Dropbox ermöglicht BUILD 365 den Datenaustausch über eine benutzerfreundliche Web-Applikation, die über den Browser zugänglich ist.
  • Direkter Projektzugang: Jedes Projekt lässt sich in BUILD 365 über einen einfachen Link aufrufen und innerhalb der Microsoft Cloud bearbeiten.
  • Interne Zusammenarbeit in Microsoft Teams: Durch die nahtlose Integration des Austauschs in Microsoft Teams sind hochgeladene Dateien nach der automatischen Synchronisierung mit BUILD 365 sofort für das gesamte Team verfügbar.
  • Externer Datenaustausch mit differenzierten Zugriffsrechten: Für externe Nutzer lassen sich individuelle Zugänge und Berechtigungen konfigurieren, die ihnen Zugang zur Web-Anwendung bieten. 
  • Integration digitaler Signaturen: Mit BUILD 365 lässt sich auf Wunsch ein digitaler Zeichnungsprozess für Dokumente realisieren – sowohl für interne Freigaben per Touch oder als rechtsgültige Signatur.
  • Zentrale Speicherung mit weltweitem Zugriff: Dateien werden in der Cloud des eigenen Microsoft Tenants gespeichert, wodurch jeder autorisierte Benutzer von überall und zu jeder Zeit darauf zugreifen kann.
  • Benachrichtigungen: Über Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über Änderungen von bestehenden und über neue Dateien informiert werden.
  • Einmal-Links: Benutzer können Einmal-Links generieren, um externen Personen ohne Benutzerkonto einen sicheren, auf 4 Wochen begrenzten Zugriff auf Rechnungen oder andere Dokumente zu geben.

BUILD 365 bietet somit nicht nur eine effiziente und sichere Dateiablage, sondern auch erweiterte Funktionen, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit internen und externen Partnern zu optimieren.

Security bei BUILD 365: Umfassende Kontrolle und Transparenz

Im Hinblick auf die Sicherheit setzt BUILD 365 auf eine umfassende Struktur, die speziell auf die Bedürfnisse externer Benutzer zugeschnitten ist:

  1. Beschränkter Zugang für externe Benutzer: Um den Zugriff auf sensible Daten durch externe User auf ein Minimum zu reduzieren, erhalten diese nur Zugang zur Web-Anwendung und nicht auf das gesamte System.
  2. Detaillierte Berechtigungsstruktur: Die Anpassung von Berechtigungen auf Ordner- und Dokumentenebene ermöglicht eine feingranulare Zugriffskontrolle und reduziert das Risiko für unberechtigte Zugriffe. 
  3. Vollständige Historie für Transparenz: Jede Aktion auf Dokumenten und Ordnern wird protokolliert, inklusive Details wie welcher Benutzer welche Änderungen vorgenommen hat, wann dies geschah und ob der Benutzer eine Benachrichtigung erhalten hat. Dies gewährleistet eine umfassende Transparenz über sämtliche Aktivitäten.
  4. Sichere Authentifizierung: Der Zugriff auf Dokumente ist ausschließlich über die Anmeldung mit Benutzername und Passwort möglich. Diese robuste Authentifizierung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Dateien zugreifen können.

Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen bietet BUILD 365 nicht nur einen geschützten Raum für die Zusammenarbeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die volle Kontrolle über ihre Dateien zu behalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Fazit: Dateiaustausch effizient organisiert mit BUILD 365

Eine zentraler Dateiaustausch verbessert die effiziente Zusammenarbeit und beugt dem Chaos im Dokumenten-Dschungel vor. Mit der BUILD 365 App wird der Austausch nahtloser Teil Ihrer IT-Infrastruktur und ermöglicht den sicheren Austausch von Dokumenten mit Externen per Link oder granular konfigurierbaren Benutzerkonten.

Sie suchen einen Weg aus dem Dokumenten-Dschungel? Unsere Experten bei BUILD 365 freuen sich auf Ihre Nachricht!